Schon umgesattelt?


Ja, wir wissen es alle: Mit EU-Richtlinien ist das so eine Sache. Man weiß, sie kommen, aber bis dahin ist ja noch ganz viel Zeit … Erinnern Sie sich an die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung, der DSGVO? Und genau deshalb möchten wir Sie heute schon daran erinnern, sich rechtzeitig mit dem Thema E-Rechnung zu befassen!

Anlass ist die Mitte März 2019 erfolgte Vorstellung eines Standardformats, das uns voraussichtlich in das Zeitalter des E-Invoicing begleiten wird: ZUGFeRD 2.0.

ZUGFeRD – was ist das überhaupt für eine Abkürzung!?

Auch mit Abkürzungen ist es nicht immer einfach. Doch mal ehrlich: Wenn Sie den Begriff „ZUGFeRD“ im Zusammenhang mit dem Thema E-Rechnung schon einmal gehört haben, dann ist er Ihnen auch im Gedächtnis geblieben.

Tatsächlich steht ZUGFeRD für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) kümmert sich seit vielen Jahren darum, Standards für die E-Rechnung oder E-Invoice zu entwickeln. Gemeint ist nicht das einfache PDF, das Sie – auch „irgendwie digital“ – an Ihre Mail anhängen oder empfangen.

E-Rechnung bezeichnet als Oberbegriff zwar allgemein eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird - aber eben in einem festdefinierten, auslesbaren Format. In diesem Fall kombiniert das Format ein PDF mit einer XML-Datei: Man kann die Rechnung also wie ein PDF ansehen und gleichzeitig über hinterlegte Datenfelder Informationen ein- oder auslesen.

Das ist neu an ZUGFeRD 2.0

Die wichtigste Neuerung des Formats gegenüber der „alten“ Version: 

  • ZUGFeRD 2.0 steht vollständig im Einklang mit der europäischen Norm EN 16931 und der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014.
  • Wichtig für den deutschen Markt: Es ist ein Feld für eine Leitweg-ID implementiert.
  • Die Einbettung eines extern generierten XML-Codes in das bildhafte PDF-Dokument gewährleistet, dass es sich bei ZUGFeRD-Rechnungen um identische Mehrstücke handelt.

Viel besser beschreiben kann das aber FeRD selbst:

„Mit ZUGFeRD 2.0 steht ein frei verfügbares Rechnungsformat zur Verfügung, das die Bedürfnisse der Unternehmen an eine elektronische Rechnung optimal erfüllt: Es ist kostenfrei verfügbar und es ist kompatibel zur Europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD 2.0 kann im nationalen und internationalen Rechnungsverkehr genutzt werden. Darüber hinaus ist es von kleinen und großen Unternehmen gleichermaßen nutzbar. Die Erstellung der Rechnung im PDF-Format ist einfach, die Auswertung kann entweder vom Sachbearbeiter durch die PDF-Bildrepräsentanz oder automatisiert durch die eingebettete XML-Datei geschehen. Der Standard hat mehrere Profile, um auch spezielle Anforderungen an die Inhalte der Rechnung erfüllen zu können.“

Ziemlich praktisch – aber brauche ich das wirklich?

Für E-Rechnungen gibt es viele Gründe, die wichtigsten: Durch elektronischen Rechnungsversand sinken die Kosten für dokumentenbasierte Ausgaben auf etwa die Hälfte. Es spart Zeit, das Porto entfällt, und alles lässt sich perfekt archivieren. Und vielleicht haben auch Ihre eigenen Kunden oder Dienstleister schon auf E-Rechnung umgestellt?

Mehr zum Thema E-Rechnung in unserem Blogbeitrag „E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD & Co.“

Sind Sie selbst öffentlicher Auftraggeber oder als Unternehmen Zulieferer von öffentlichen Auftraggebern, sollten Sie diese Komponenten so rasch wie möglich realisieren, um den schon 2019 geltenden rechtlichen Vorgaben zu entsprechen. Denn laut besagter EU-Richtlinie sind in Teilen des öffentlichen Sektors sogar schon seit 2018 Rechnungen nur noch elektronisch zu verarbeiten.

Ab 2020 wird es ernst: „Eine Verpflichtung zur Erstellung und Übertragung elektronischer Rechnungen für die leistenden Unternehmer besteht ab dem 27.11.2020“.

Im Klartext: Wenn Sie für diesen Bereich tätig sind, kommen Sie spätestens 2020 um das Thema E-Rechnung nicht mehr herum. Bis dahin bleibt Ihnen Zeit genug, ganz in Ruhe in unserem Whitepaper „E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Co.“ nachzulesen, was ein E-Invoicing-Provider für Sie tun kann und auf welches Format, pardon: ZUGFeRD Sie setzen sollten.

ZUGFeRD anschaulich erklärt – durch das Erklärvideo der Bitkom.
Mehr Informationen finden Sie auch unter www.bitkom.org