Wie ein ESS/MSS-Portal Ihre Prozesse beschleunigt


Sie kennen das sicher noch: Die Urlaubszeit steht bevor, und auf den Tischen der Sachbearbeiter stapeln sich Urlaubsantrags-Formulare – wobei jeder Antrag natürlich noch zusätzlich von nächsthöheren Stelle freigegeben und unterschrieben werden muss …

Heute laufen in vielen Unternehmen HR-Freigabe-Prozesse jedoch schon digital, über eine zentrale, webbasierte Plattform, das sogenannte ESS/MSS-Portal (Employee Self Service/Manager Self Services). Im Portal ist voreingestellt, wohin eine Aufgabe als nächstes muss, die meisten Freigaben sind schnell per Häkchen erledigt, und die Beteiligten erhalten je nach Prozess Einblick in das Portal und können zu jeder Zeit sehen, ob ein Antrag schon erledigt ist. Und falls nicht sorgt eine Reminder-Funktion dafür, den oder die Zuständigen rechtzeitig daran zu erinnern.

Das Ergebnis: Weniger Papierberge, schnellere Abläufe und insgesamt wertvolle Freiräume in der Personalabteilung aufgrund schlanker, einheitlicher HR-Prozesse. Für zwei Prozesse hat sich ein ESS/MSS besonders bewährt: Für die eingangs genannte Urlaubsplanung und für Schulungen.

Urlaubsplanung leichtgemacht

Für die Urlaubsplanung hat ein ESS/MSS-Portal etwa folgende Vorteile:

  • Als Mitarbeiter bequem über das Portal den Urlaubs- oder Gleitzeitantrag stellen
  • Der Freigabeprozess durch den Vorgesetzten erfolgt ebenfalls über das Portal
  • Im ESS/MSS-Portal von CURAMUS ermöglicht eine vorhandene SAP-Integration die Verarbeitung der Urlaubs-/Gleitzeitanträge und eine Berechnung der Urlaubs-/Gleitzeittage sowie noch verfügbarer Kontingente
  • Die genehmigten Urlaubstage und Kontingente werden nach der Verarbeitung in SAP über das Portal angezeigt
  • Vorgesetzte und Mitarbeiter erhalten durch Einsicht in den Teamkalender schnell einen Überblick über genehmigte Urlaubs-/Gleitzeittage

So geht Schulungsplanung heute!

Der Schulungsbedarf in Ihrem Unternehmen lässt sich mit einem ESS/MSS-Portal genauso komfortabel ermitteln und steuern. So ist etwa die Erinnerungsfunktion eine große Hilfe bei Schulungen, die sich auf eine Mitarbeiterfunktion beziehen, d.h. Pflichtunterweisungen oder gesetzlich erforderlichen Schulungen, die regelmäßig aufgefrischt werden müssen. Mit einem Portal können Sie sicher sein, hier nichts zu übersehen.

Als Basis ist dafür zum Beispiel für jede Mitarbeiterfunktion hinterlegt, welche Qualifikation(en) erforderlich ist oder sind. Im Portal erhalten Sie als Vorgesetzter die Möglichkeit, Mitarbeiter einer Mitarbeiterfunktion zuzuordnen. Auf Basis dieser Zuordnung kann der Schulungsmanager den Schulungsbedarf ermitteln und die Schulungsveranstaltungen planen. Über das Portal ordnen Sie wiederum die jeweiligen Mitarbeiter einer Schulungsveranstaltung zu. So haben alle Beteiligten einfach im Blick, welche Schulungen notwendig sind, wann sie angeboten werden, und ob eine Maßnahme schon genehmigt ist. Nur teilnehmen müssen Ihre Mitarbeiter dann in den meisten Fällen noch ganz klassisch analog. 

Sie sehen: Ob Urlaub oder Schulung, ein ESS/MSS-Portal fördert schnelle Prozesse und bringt Sie auf dem Weg in die Digitalisierung einen wertvollen Schritt weiter!