Was Sie über die elektronischen Rechnungsformate wissen müssen


Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, werden Sie immer häufiger mit Begriffen wie E-Rechnung (auf Englisch: E-Invoicing oder E-Invoice), XRechnung oder ZUGFeRD konfrontiert. Dabei ist mit elektronischen Rechnungen in der Regel mehr gemeint, als das einfache PDF, das Sie – auch „irgendwie digital“ – an Ihre Mail anhängen oder empfangen. E-Rechnung bezeichnet als Oberbegriff zwar ganz allgemein eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Aber von diesen Formaten gibt es inzwischen gleich mehrere.

Doch warum sind überhaupt E-Rechnungen und auch noch in verschiedenen Formaten notwendig? Wodurch unterscheiden sie sich? Und müssen auch Sie demnächst Ihre Rechnungen als E-Rechnung versenden?

Warum gibt es E-Rechnungsformate?

Dass es überhaupt spezielle elektronische Rechnungsformate gibt, und diese an Relevanz gewinnen, hat vor allem drei Gründe:

  • Sicherheit: Rechnungen enthalten naturgemäß sensible Unternehmensdaten. Deshalb haben Unternehmen ein Interesse daran, dass diese Daten so sicher wie möglich vom Sender zum Empfänger übermittelt werden. Ein besonderes oder besonders verschlüsseltes Format kann die Sicherheit der gesendeten Daten erhöhen.
  • Prozessoptimierung: Die in Rechnungen enthaltenen Angaben werden zumeist ohnehin aus Datenbanken ermittelt. Auch ist die Rechnungserstellung oft mit Warenwirtschaftssystemen, Zahlungssysteme oder anderen bereits digital arbeitenden Systemen und Prozessen verknüpft. Eine elektronische Rechnung gewährleistet auch umgekehrt, dass Daten schneller für Unternehmensprozesse zur Verfügung stehen und im unternehmenseigenen System weiterverarbeitet (z.B. beglichen) werden können.

  • … und die EU!: Auch der öffentliche Sektor arbeitet heute in den meisten Bereichen digital. Darüber hinaus sind viele Unternehmen oder Behörden über Landesgrenzen hinweg aktiv. In beiden Fällen erleichtern einheitliche Rechnungsformate die Zusammenarbeit.

Was benötigen Sie für einen Umstieg auf digitale Rechnungen?

Damit Sie elektronische Rechnungen empfangen, weiterverarbeiten oder versenden können, benötigen Sie im Wesentlichen drei Komponenten:

  • einen elektronischen Rechnungseingang
  • einen digitalen Rechnungsworkflow
  • ein digitales Rechnungsarchiv

Sind Sie selbst öffentlicher Auftraggeber oder als Unternehmen Zulieferer von öffentlichen Auftraggebern, sollten Sie diese Komponenten so rasch wie möglich realisieren, um den schon ab 2018 geltenden rechtlichen Vorgaben zu entsprechen.

Vielleicht haben aber auch Ihre eigenen Kunden oder Dienstleister schon auf E-Rechnung umgestellt? Dann profitieren Sie ebenfalls schnell von den o.g. Vorteilen, die das E-Invoicing mit sich bringt.

Für welche Formen der elektronischen Rechnung Sie sich entscheiden, ist von verschiedenen Faktoren abhängig, u.a. davon, wie Ihr IT-System aussieht, wie Ihre Organisationsstruktur und Prozesse beschaffen sind und wie hoch das Rechnungsaufkommen in Ihrem Unternehmen ist.

So gelingt der Umstieg mit einem Partner

Ein E-Invoicing-Provider kann Ihnen sowohl als Berater zur Seite stehen (Welche Formate benötige ich, wie stelle ich meinen Rechnungs-Workflow um und welchen Rechnungseingangs-Workflow wähle ich aus?), aber auch als zuverlässiger Dienstleister. So können Sie und Ihr Unternehmen den nächsten Schritt Richtung Digitalisierung gut gerüstet sowie mit mehr Sicherheit wagen – und auch die EU-Richtlinie kann kommen!

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